Die vielen Möglichkeiten von Microsoft Teams

Wenn im Herbst 2019 das Wort Teams fiel, dachten die meisten an kleine Arbeitsgruppen. Doch seit Corona denken viele bei „Teams“ auch an die Plattform Microsoft Teams (MS Teams). Schließlich ist diese zu einem alltäglichen Arbeitstool in vielen Unternehmen geworden. Verzeichnete Microsoft im November 2019 noch rund 20 Millionen User, sind es aktuell über 115 Millionen, die MS Teams regelmäßig nutzen. Mich wundert das nicht, denn MS Teams hat viele Vorteile, die wir bei q.beyond bereits seit 2017 aktiv nutzen.

Mehr als eine Meeting-Plattform

MS Teams bietet mit seiner Oberfläche ein „Einstiegstor“ zur Automation ganzer Geschäftsprozesse. Der Hub, der diese Automatisierung ermöglicht, heißt „Power Plattform“ und ist die zugrundeliegende Technologie. Hier können Unternehmen ihre Geschäftsprozesse ganzheitlich abbilden. Das fängt mit Themen wie Urlaubsbuchungen, Lagerbestände oder Controlling-Dashboards an und geht weiter mit Bot-Technologien, um Passwörter zurückzusetzen, oder Anzeigen von nächstgelegenen freien Meeting-Räumen. Sprich, MS Teams ist eine Möglichkeit, um Zugang zur Power Plattform zu erhalten und damit eine ganzheitliche, digitale Abbildung von Geschäftsprozessen zu realisieren.

Der Mehrwert für Unternehmen liegt in der All-in-One-Herangehensweise. Viele Firmen nutzen Office 365 bereits und sparen so weitere Kosten. Denn MS Teams ist Teil des Office 365 Pakets, sodass eine Doppellizensierung für Wettbewerbsanwendungen wie Zoom oder WebEx kein Thema ist. Microsoft hat fast alle Office 365 Dienste in Teams integriert. Auch zukünftig plant Microsoft, weitere Bestandteile der Office Suite in MS Teams zu integrieren und die Anwendung auszubauen. Das steigert die Attraktivität von Microsoft weiter.

Komplexität kann herausfordern

Rund 900 Mitarbeiter:innen und externe Partner:innen bei q.beyond nutzen MS Teams seit Jahren aktiv. Einige Kolleg:innen beraten zudem unsere Kunden rund um Möglichkeiten und Funktionen der Plattform. Diese sind weitaus facettenreicher als viele glauben. Die Folge: Durch den Funktionsumfang und die regelmäßigen Updates geht schnell eine Überforderung oder Unwissenheit mit der Nutzung einher. Außerdem stellt sich die Frage nach dem kommunikativen Umgang auf einer Plattform wie MS Teams. Hier gilt es zu schulen und die Mitarbeiter:innen an die Hand zu nehmen.

Durch Microsoft Teams zu Teams werden

Auch Inhouse höre ich Fragen wie: „Was kann ich alles mit Teams machen?“. Neuerungen, wie digitale Whiteboard Sessions oder die digitale Ablage, mussten auch bei uns erst erlernt werden. Seit 2016 gibt es daher eine interne Community, die sich mit den Funktionen und Neuerungen von Office 365 befasste und seit 2017 auch mit den Möglichkeiten von MS Teams auseinandersetzt. Hierbei werden aktuelle Entwicklungen beobachtet, gemeinsame Prozesse erarbeitet oder verschiedene Standards etabliert.

In unserem digitalen Adventskalender befand sich allerlei Wissen zu Office 365 und dessen Funktionen. MS Teams durfte da natürlich nicht fehlen.

In unserem digitalen Adventskalender befand sich allerlei Wissen zu Office 365 und dessen Funktionen. MS Teams durfte da natürlich nicht fehlen.

André Röhrich, Abteilungsleiter Cyber Security & Cloud Consulting

Ein Beitrag von André Röhrich
Abteilungsleiter Cyber Security & Cloud Consulting

„Microsoft Teams bietet eine Menge Potenziale – viele nutzen wir bei q.beyond bereits.“

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Außerdem bieten wir verschiedene Aktionen an, um Mitarbeiter:innen zu motivieren, die Plattform weiter kennenzulernen. So gab es in einem Jahr einen digitalen Adventskalender, bei dem Kolleg:innen ihre Lieblingsfeatures von Office 365 vorstellen konnten. Auch MS Teams war Teil der Vorstellungsrunde. Durch diesen gegenseitigen Wissenstransfer findet eine stärkere Auseinandersetzung mit der Plattform statt und Kolleg:innen, die bislang weniger Berührungspunkte mit MS Teams hatten, können sich mit Features vertraut machen.

Jeder Mitarbeitende konnte ein Türchen für den internen Adventskalender gestalten und die eigene Lieblingsfunktion vorstellen. Die Resonanz der Mitarbeiter:innen war sehr positiv.

Jeder Mitarbeitende konnte ein Türchen für den internen Adventskalender gestalten und die eigene Lieblingsfunktion vorstellen. Die Resonanz der Mitarbeiter:innen war sehr positiv.

2020 mussten auch bei uns viele Videokonferenzen über MS Teams abgehalten werden. Stolz macht mich, dass sowohl unsere interne Mitarbeiterversammlungen in MS Teams stattfinden als auch unser Betriebsrat sich mittlerweile via MS Teams trifft. Das wäre vor ein paar Jahren noch nicht möglich gewesen. Ein anderes Beispiel für unseren Einsatz von MS Teams ist eine Veranstaltung wie die Fuck-up Night. Auch diese wurde via MS Teams durchgeführt.

Kandidat:innen via Microsoft Teams kennenlernen

Bereits vor der Coronakrise habe ich persönlich gerne Bewerbungsgespräche remote mit MS Teams durchgeführt. Dies liegt daran, dass ich am Standort Dresden häufig mit Bewerber:innen aus Köln oder Hamburg zu tun habe. Für mich gehört es zum ersten Kriterium zu sehen, wie Bewerbende mit virtuellen Meetings via MS Teams umgehen. Daneben ist natürlich auch wichtig, Begeisterungsfähigkeit für ein Thema mitzubringen und im Team arbeiten zu wollen. Klar kann es befremdlich sein, in eine Kamera zu sprechen und sich in einer Videokonferenz kennenzulernen. Trotzdem empfinde ich den Austausch via Video als persönlicher - im Gegensatz zu einem einfachen Telefongespräch.

Die Beispiele aus dem Unternehmen zeigen, wie vielfältig MS Teams eingesetzt werden kann und welche Potenziale es nicht nur für unsere Kunden, sondern auch für uns selbst bieten.